Wie Healthcare RM mit ISMS.online die Compliance optimiert und Prüfer begeistert

Die Herausforderung

Das Team von Healthcare RM wusste, dass ein robustes Qualitätsmanagement, Informationssicherheit und Cybersicherheit von größter Bedeutung waren, um das Unternehmen als vertrauenswürdige Lösung für das Gesundheitswesen zu etablieren. So hatte das Unternehmen erfolgreich die UKAS-Zertifizierung nach ISO 27001, ISO 9001 und ISO 22301 erhalten, suchte jedoch nach einer einfacheren Möglichkeit, seine Compliance zu verwalten. 

Vor der Nutzung der ISMS.online-Plattform hielt das Unternehmen die Compliance aufrecht, indem es Nachweise mithilfe von Tabellen und einem Dokumentenmanagementsystem aufzeichnete und manuelle Erinnerungen für wichtige Risiko- und Richtlinienüberprüfungen einrichtete. Dieser Ansatz funktionierte zwar für die Aufrechterhaltung der Zertifizierungen, war für das Team jedoch ein zeitaufwändiger und unnötig intensiver Prozess.

„Die Leute gerieten in Panik, als das Wort Audit fiel. Man denkt sich nur: „OK, so geht man das nicht.“ Als wir den UKAS-Prozess durchliefen und unser erstes Audit zur Erlangung der Zertifikate hatten, fragte ich: „Gibt es irgendetwas, mit dem wir diesen ganzen Prozess verbessern können?“

Adam Hamilton Betriebsleiter, Healthcare RM

Healthcare RM benötigte eine Lösung, mit der Adam und sein Team problemlos mehrere ISO-Standards verwalten und den Gesamtfortschritt, die Aufgabenzuweisungen und den Fertigstellungsstatus im Blick behalten konnten. Auch die Benutzerfreundlichkeit für externe Prüfer war von entscheidender Bedeutung.

Die Lösung

Healthcare RM implementierte die ISMS.online-Plattform zur vereinfachten Einhaltung von Vorschriften und übertrug die Verwaltung aller drei seiner bestehenden UKAS-akkreditierten Zertifizierungen: ISO 27001, ISO 9001 und ISO 22301. Die Plattform ermöglicht es dem Team, seine Zertifizierungen einfach unter einem Dach anzuzeigen und zu verwalten und die Compliance-Bemühungen mit einem Live-Dashboard zu zentralisieren, das einen Überblick über den Fortschritt und ausstehende Aufgaben bietet.

„Wir haben Tabellenkalkulationen und das Dokumentenmanagementsystem verwendet, was ziemlich chaotisch war“, sagte Adam. „Jetzt haben wir die ISMS.online-Plattform und nutzen sie für eine strategische Sicht – eine Helikopteransicht von allem, was mit unseren drei Zertifizierungen passiert.“

Durch die Verwendung von ISMS.online zusätzlich zu seinem vorhandenen Dokumentenmanagementsystem konnte Healthcare RM das Richtlinien-, Prozess- und Nachweismanagement vereinfachen und gleichzeitig die automatischen Erinnerungen der Plattform nutzen, um Maßnahmen zu ergreifen und kontinuierliche Verbesserungen zu erzielen.

„Wenn Sie sich bei der Plattform anmelden, können Sie alles sehen: ob wir bei allem auf dem neuesten Stand sind und was als Nächstes ansteht. Das war für mich der größte Unterschied und hat mir so viel Zeit gespart.“

Adam Hamilton Betriebsleiter, Healthcare RM

Das Ergebnis

„Sie sparen einer Person pro Jahr die Arbeit. Wenn wir die Plattform nicht hätten, müssten wir wahrscheinlich eine weitere Person einstellen, die uns unterstützt und hilft.“

Adam Hamilton Betriebsleiter, Healthcare RM

Healthcare RM hat vor Kurzem die erneute Zertifizierung nach den Normen ISO 9001, 27001 und 22301 erhalten, was das Engagement der Organisation für Qualität und Informationssicherheit unterstreicht. Das Team nutzte die Plattform ISMS.online, um den Zeit- und Ressourcenaufwand für die Einhaltung der Vorschriften zu reduzieren und den internen Prüfprozess zu beschleunigen. 
„Wir können sehen, wie viele Aufgaben noch offen sind und wem sie zugewiesen sind. Dann können wir die Leute daran erinnern, sich anzumelden und die Aufgaben zu erledigen. Das spart enorm viel Zeit und Kosten“, sagte Adam.

Das Unternehmen hat mit der ISMS-Onlineplattform auch seinen externen Auditprozess deutlich verbessert. Klar definierte Risiko-, Vermögens-, Richtlinien- und Kontrollbereiche sind alle über ein zentrales Dashboard zugänglich, sodass Prüfer die Zertifizierungsprojekte des Unternehmens steuern können, ohne weitere Anleitung durch das Healthcare RM-Team zu benötigen. 

„Ohne die [ISMS.online]-Plattform herrschte für die Prüfer ein organisiertes Chaos. Mit der Plattform haben Sie eine Struktur, die sie verstehen können. Es gibt eine festgelegte Struktur und eine Vorgehensweise, die es für Sie als Benutzer, aber auch für die Person, die die Prüfung durchführt, schnell und einfach macht.“

Adam Hamilton Betriebsleiter, Healthcare RM

Mit seinem fortwährenden Engagement für Compliance, Qualitätssicherung und Governance, seinem Fokus auf die Bereitstellung der richtigen Lösung für den richtigen Kunden und den hoch angesehenen UKAS-Akkreditierungen kann das Team Healthcare RM weiterhin als vertrauenswürdigen Lieferanten in Ausschreibungsverfahren und bei Gesprächen mit potenziellen Kunden positionieren.

Was kommt als Nächstes?

„Wir nutzen die Plattform und unsere Zertifizierungen, um uns zu verbessern und unseren Kunden einen noch besseren Service zu bieten. So können sie sicher sein, dass wir für alle Eventualitäten vorausschauend denken“, sagte Adam. 

Obwohl das Healthcare RM-Team vor Kurzem erneut zertifiziert wurde, ruht es sich nicht auf seinen Lorbeeren aus. Adam und sein Team konzentrieren sich auf die fortlaufende Einhaltung der Vorschriften und beraten Kunden sogar zu UKAS-Akkreditierungen für ein robustes Qualitätsmanagement und eine solide Informationssicherheits-Governance, während sie mögliche zusätzliche Standards für Healthcare RM in der Zukunft in Betracht ziehen.

„Wenn jemand erwägt, [ISMS.online] zu verwenden, sollte er sich die Plattform zulegen, denn er ist offensichtlich der Meinung, dass ihn etwas an der Art und Weise stört, wie er derzeit seine Akkreditierung und seine Verwaltung durchführt. Er muss also einfach aufspringen und es kaufen.“

Adam Hamilton Betriebsleiter, Healthcare RM