Wie Healthcare RM mit ISMS.online die Compliance optimiert und Prüfer begeistert

Healthcare RM ist ein führendes integriertes Gesundheitsunternehmen, das einen Rahmen für das Management der Mitarbeitergesundheit bietet. Mit einer Reihe von Abteilungen, darunter Arbeitsmedizin, psychische Gesundheitsfürsorge, funktionelle Gesundheit und mehr, passt das Unternehmen sein Angebot an einzelne Kunden an, um einen vollständig integrierten Service bereitzustellen und das Wohlbefinden der Mitarbeiter proaktiv zu unterstützen.

Die Herausforderung

Das Team von Healthcare RM wusste, dass ein robustes Qualitätsmanagement, Informationssicherheit und Cybersicherheit von größter Bedeutung waren, um das Unternehmen als vertrauenswürdige Lösung für das Gesundheitswesen zu etablieren. So hatte das Unternehmen erfolgreich die UKAS-Zertifizierung nach ISO 27001, ISO 9001 und ISO 22301 erhalten, suchte jedoch nach einer einfacheren Möglichkeit, seine Compliance zu verwalten. 

Vor der Nutzung der ISMS.online-Plattform hielt das Unternehmen die Compliance aufrecht, indem es Nachweise mithilfe von Tabellen und einem Dokumentenmanagementsystem aufzeichnete und manuelle Erinnerungen für wichtige Risiko- und Richtlinienüberprüfungen einrichtete. Dieser Ansatz funktionierte zwar für die Aufrechterhaltung der Zertifizierungen, war für das Team jedoch ein zeitaufwändiger und unnötig intensiver Prozess.

„Die Leute gerieten in Panik, als das Wort Audit fiel. Man denkt sich nur: „OK, so geht man das nicht.“ Als wir den UKAS-Prozess durchliefen und unser erstes Audit zur Erlangung der Zertifikate hatten, fragte ich: „Gibt es irgendetwas, mit dem wir diesen ganzen Prozess verbessern können?“

Adam Hamilton, Betriebsleiter bei Healthcare RM

Healthcare RM benötigte eine Lösung, mit der Adam und sein Team problemlos mehrere ISO-Standards verwalten und den Gesamtfortschritt, die Aufgabenzuweisungen und den Fertigstellungsstatus im Blick behalten konnten. Auch die Benutzerfreundlichkeit für externe Prüfer war von entscheidender Bedeutung.

Die Lösung

Healthcare RM implementierte die ISMS.online-Plattform zur vereinfachten Einhaltung von Vorschriften und übertrug die Verwaltung aller drei seiner bestehenden UKAS-akkreditierten Zertifizierungen: ISO 27001, ISO 9001 und ISO 22301. Die Plattform ermöglicht es dem Team, seine Zertifizierungen einfach unter einem Dach anzuzeigen und zu verwalten und die Compliance-Bemühungen mit einem Live-Dashboard zu zentralisieren, das einen Überblick über den Fortschritt und ausstehende Aufgaben bietet.

„Wir haben Tabellenkalkulationen und das Dokumentenmanagementsystem verwendet, was chaotisch war. Jetzt haben wir die ISMS.online-Plattform, die wir für diese strategische Ansicht verwenden – eine Helikopteransicht von allem, was mit unseren drei Zertifizierungen passiert.“

Adam Hamilton, Betriebsleiter bei Healthcare RM

Durch die Verwendung von ISMS.online zusätzlich zu seinem vorhandenen Dokumentenmanagementsystem konnte Healthcare RM das Richtlinien-, Prozess- und Nachweismanagement vereinfachen und gleichzeitig die automatischen Erinnerungen der Plattform nutzen, um Maßnahmen zu ergreifen und kontinuierliche Verbesserungen zu erzielen.

„Wenn Sie sich bei der Plattform anmelden, können Sie alles sehen: ob wir bei allem auf dem neuesten Stand sind und was als Nächstes ansteht. Das war für mich der größte Unterschied und hat mir so viel Zeit gespart.“

Adam Hamilton, Betriebsleiter bei Healthcare RM