Wie Healthcare RM mit ISMS.online die Compliance optimiert und Prüfer begeistert
Erfolg mit ISO 27001, ISO 9001 und ISO 22301
Optimierter Auditprozess
Nachgewiesenes Compliance-Engagement
Sie sparen einer Person pro Jahr die Arbeit. Ohne die Plattform müssten wir wahrscheinlich eine weitere Person zur Unterstützung und Hilfe einstellen.
Adam Hamilton
Betriebsleiter, Healthcare RM
Über Healthcare RM
Healthcare RM bietet einen integrierten Rahmen für das Management der Mitarbeitergesundheit und berücksichtigt dabei die verschiedenen Risiken, die mit Unternehmen und ihren Mitarbeitern verbunden sind. Mit verschiedenen Abteilungen, darunter Arbeitsmedizin, psychische Gesundheitsfürsorge, funktionelle Gesundheit und mehr, passt das Unternehmen sein Angebot individuell an seine Kunden an, um einen vollständig integrierten Service zu bieten und das Wohlbefinden der Mitarbeiter proaktiv zu fördern.
Die Herausforderung
Das Team von Healthcare RM wusste, dass ein solides Qualitätsmanagement, Informationssicherheit und Cybersicherheit von entscheidender Bedeutung sind, um das Unternehmen als vertrauenswürdigen Anbieter von Lösungen im Gesundheitswesen zu etablieren.
Das Unternehmen hatte die UKAS-Zertifizierung nach ISO 27001, ISO 9001 und ISO 22301 erfolgreich erhalten, suchte aber nach einer einfacheren Möglichkeit, die Einhaltung der Normen zu gewährleisten. Vor der Nutzung der ISMS.online-Plattform dokumentierte das Unternehmen die Einhaltung der Normen mithilfe von Tabellenkalkulationen und einem Dokumentenmanagementsystem und richtete manuelle Erinnerungen für wichtige Risiko- und Richtlinienüberprüfungen ein. Dieser Ansatz erfüllte zwar die Anforderungen an die Zertifizierungen, war aber für das Team zeitaufwendig und unnötig intensiv.
Die Leute gerieten in Panik, als das Wort „Audit“ fiel. Man denkt sich nur: „Okay, so geht das nicht.“ Als wir das UKAS-Verfahren durchliefen und unser erstes Audit zur Erlangung der Zertifikate hatten, fragte ich: „Gibt es irgendetwas, das wir nutzen können, um diesen gesamten Prozess zu verbessern?“
Adam Hamilton Betriebsleiter, Healthcare RM
Healthcare RM benötigte eine Lösung, mit der Adam und sein Team problemlos mehrere ISO-Standards verwalten und den Gesamtfortschritt, die Aufgabenzuweisungen und den Fertigstellungsstatus im Blick behalten konnten. Auch die Benutzerfreundlichkeit für externe Prüfer war von entscheidender Bedeutung.
Die Lösung
Healthcare RM implementierte die ISMS.online-Plattform zur Vereinfachung der Compliance und übertrug die Verwaltung aller drei bestehenden UKAS-akkreditierten Zertifizierungen: ISO 27001, ISO 9001 und ISO 22301.
Die Plattform ermöglicht es dem Team, seine Zertifizierungen zentral einzusehen und zu verwalten. Die Compliance-Aktivitäten werden durch ein Live-Dashboard gebündelt, das einen Überblick über Fortschritte und offene Aufgaben bietet. „Wir haben bisher Tabellenkalkulationen und unser Dokumentenmanagementsystem genutzt, was sehr unübersichtlich war“, so Adam. „Jetzt, mit der ISMS.online-Plattform, haben wir die strategische Gesamtübersicht – einen Überblick über alle Vorgänge im Zusammenhang mit unseren drei Zertifizierungen.“ Durch die Kombination von ISMS.online mit ihrem bestehenden Dokumentenmanagementsystem konnte Healthcare RM die Verwaltung von Richtlinien, Prozessen und Nachweisen vereinfachen und gleichzeitig die automatisierten Erinnerungen der Plattform nutzen, um Maßnahmen umzusetzen und kontinuierliche Verbesserungen zu erzielen.
Wenn Sie sich auf der Plattform anmelden, können Sie alles sehen: ob wir über alles auf dem Laufenden sind und was als Nächstes ansteht. Das war für mich der größte Unterschied und hat mir so viel Zeit gespart.
Adam Hamilton Betriebsleiter, Healthcare RM
Das Ergebnis
Healthcare RM hat kürzlich die Rezertifizierung nach den Normen ISO 9001, 27001 und 22301 erhalten, was das Engagement der Organisation für Qualität und Informationssicherheits-Governance unterstreicht.
Das Team nutzte die Plattform ISMS.online, um den Zeit- und Ressourcenaufwand für die Aufrechterhaltung der Compliance zu reduzieren und den internen Auditprozess zu beschleunigen.
„Wir können sehen, wie viele Aufgaben noch offen sind und wem sie zugewiesen sind. Dann können wir die Leute daran erinnern, sich anzumelden und die Aufgaben zu erledigen. Das spart enorm viel Zeit und Kosten“, sagte Adam.
Das Unternehmen hat mit der ISMS-Onlineplattform auch seinen externen Auditprozess deutlich verbessert. Klar definierte Risiko-, Vermögens-, Richtlinien- und Kontrollbereiche sind alle über ein zentrales Dashboard zugänglich, sodass Prüfer die Zertifizierungsprojekte des Unternehmens steuern können, ohne weitere Anleitung durch das Healthcare RM-Team zu benötigen.
Ohne die [ISMS.online]-Plattform herrscht für die Auditoren organisiertes Chaos. Mit der Plattform hingegen steht ihnen eine verständliche Struktur zur Verfügung. Es gibt eine festgelegte Vorgehensweise, die sowohl für Sie als Nutzer als auch für den Auditor die Arbeit beschleunigt und vereinfacht.
Adam Hamilton Betriebsleiter, Healthcare RM
Mit seinem fortwährenden Engagement für Compliance, Qualitätssicherung und Governance, seinem Fokus auf die Bereitstellung der richtigen Lösung für den richtigen Kunden und den hoch angesehenen UKAS-Akkreditierungen kann das Team Healthcare RM weiterhin als vertrauenswürdigen Lieferanten in Ausschreibungsverfahren und bei Gesprächen mit potenziellen Kunden positionieren.
Was kommt als nächstes
Obwohl das Healthcare RM-Team erst kürzlich die Rezertifizierung erreicht hat, ruht es sich nicht auf seinen Lorbeeren aus.
Adam und sein Team konzentrieren sich auf die kontinuierliche Einhaltung von Vorschriften und beraten Kunden sogar zu UKAS-Akkreditierungen für ein robustes Qualitätsmanagement und eine effektive Informationssicherheits-Governance. Gleichzeitig prüfen sie mögliche zusätzliche Standards für das Risikomanagement im Gesundheitswesen. „Wir nutzen die Plattform und unsere Zertifizierungen, um uns stetig zu verbessern und unseren Kunden einen noch besseren Service zu bieten. So können sie sich darauf verlassen, dass wir für alle Eventualitäten gerüstet sind“, sagte Adam.
Wer mit dem Gedanken spielt, [ISMS.online] zu nutzen, sollte sich die Plattform unbedingt zulegen, denn offensichtlich stört ihn etwas an seiner aktuellen Akkreditierungs- und Governance-Praxis. Also sollte er sie sich einfach kaufen.
Adam Hamilton Betriebsleiter, Healthcare RM
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