Wie KPS das Informationssicherheitsmanagement in mehreren Niederlassungen mit IO gestärkt und vereinheitlicht hat

KPS, Experte für digitale Transformation, bietet seinen Kunden die Software, Tools und Strategien, die sie benötigen, um hochwertige Kundenerlebnisse auf ihren eigenen Websites zu schaffen. KPS ist spezialisiert auf die Unterstützung von Einzelhändlern der mittleren bis oberen Preisklasse, darunter viele bekannte Namen. Die sicherheitsbewussten Kunden von KPS, die mit großen Mengen an finanziellen und persönlichen Kundendaten umgehen, erwarten von KPS einen hohen Standard an Informationssicherheit.

KPS hat sich für die ISO 27001-Zertifizierung entschieden, vor allem weil sie für bestehende und potenzielle Kunden immer mehr zu einer entscheidenden Voraussetzung wird.

Die Zertifizierung gestaltete sich aufgrund der dezentralen Struktur von KPS besonders schwierig – mit vier Niederlassungen in drei Ländern, die aufgrund früherer Übernahmen unterschiedliche Systeme und Prozesse nutzten. KPS sah sich mehreren Herausforderungen gegenüber, die das Informationssicherheitsmanagement und die Aufsicht auf Unternehmensebene beeinträchtigten: 

• Unterschiedliche Reifegrade der Informationssicherheit an verschiedenen Standorten
• Dezentrale, isolierte Daten, die in verschiedenen Tabellen, E-Mails und den Köpfen der Mitarbeiter gespeichert sind
• Ineffiziente Prüf- und Genehmigungsprozesse über E-Mail-Ketten

Zunächst erwog das KPS-Team, Tabellenkalkulationen und SharePoint zur Verwaltung des ISO-Zertifizierungsprozesses zu verwenden – erkannte jedoch bald die damit verbundene Komplexität. Sie entschieden sich, in eine spezialisierte Lösung zu investieren, die ihnen bei der effizienten Implementierung und Verwaltung eines robusten Informationssicherheits-Managementsystems helfen sollte, einschließlich der Verankerung einer Compliance-Kultur.

Nach der Demonstration verschiedener Tools entschied sich KPS für ISMS.online aufgrund seiner Benutzerfreundlichkeit, der Kompatibilität mit der bestehenden Single-Sign-On-Anwendung von KPS und der umfassenden Ressourcen zur Unterstützung bei der Erlangung der ISO 27001-Zertifizierung. Die Implementierung von ISMS.online verlief unkompliziert.

Die Mitarbeiter von KPS finden es leicht zu erlernen und anzuwenden – selbst wenn sie Englisch nicht als Muttersprache sprechen.

ISMS.online bietet Anleitungen, Inhalte, Kontrollattribute, Risiken und Kontrollvorschläge, die KPS je nach Bedarf übernehmen, anpassen oder ergänzen kann – alles auf einer zentralen, benutzerfreundlichen Plattform. Digitale Signaturen optimieren Genehmigungsprozesse.

Bereits drei Monate nach Beginn des Zertifizierungsprozesses nach ISO 27001 konnte KPS deutliche Verbesserungen bei der Effizienz des Datenmanagements feststellen.

Durch den Einsatz von ISMS.online wurden Arbeitsabläufe optimiert, die Transparenz verbessert und die Zusammenarbeit erleichtert, wodurch die Verwaltung und Nachverfolgung von Aufgaben an verschiedenen Standorten vereinfacht wurde. KPS stärkt seine Marktposition allein durch das Bestreben nach einer Zertifizierung – und konnte dadurch zwei neue Aufträge gewinnen.

ISMS.online spielt eine entscheidende Rolle bei der Steigerung der Verantwortlichkeit innerhalb von KPS. Die Echtzeit-Fortschrittsverfolgung der Plattform, die klare Aufgabenzuweisung und die automatischen Erinnerungen stellen sicher, dass jeder weiß, was er zu tun hat – und die Übersicht wird viel einfacher.

Die Einführung von ISMS.online hat bei KPS einen kulturellen Wandel hin zu einer stärkeren Einhaltung der Informationssicherheit und einem besseren Risikomanagement ausgelöst. Dadurch wurden wichtige interne Gespräche angestoßen und vorhandene Stärken hervorgehoben.

Mit dem festen Ziel, die Zertifizierung bis Ende 2024 zu erreichen, konzentriert sich das KPS-Team nun auf die Umsetzung von Richtlinienpaketen für Mitarbeiter und Lieferanten.

Die Überwachung der Einhaltung von Vorschriften ist mit digitalen Signaturen in ISMS.online unkompliziert. Trotz des ambitionierten Zeitplans stärkt der Einsatz von ISMS.online das Vertrauen von KPS in die Audits.

Für weitere Informationen, besuchen Sie unsere ISO 27001-Lösungsseite oder kontaktieren Sie uns, um zu erfahren, wie wir Ihrem Unternehmen helfen können.