So wählen Sie die besten ISMS-, PIMS-, BCMS- oder IMS-Softwarelösungen aus

Die zehn wichtigsten Merkmale eines ISMS

Ihr ISMS sollte für Sie arbeiten, nicht umgekehrt. Wenn Ihr ISMS nicht über diese Merkmale als absolute Basis verfügt, werden Sie am Ende ein weniger effektives ISMS haben und viel härter arbeiten als nötig. Dieser Leitfaden fasst die wichtigsten Funktionen zusammen, die jedes ISMS haben muss, um Ihrem Unternehmen tatsächlich zu helfen.

Die Wahl der richtigen Software wird:

• Beschleunigen Sie Ihren Erfolg und erreichen Sie die Ziele Ihrer Organisation früher
• Verbessern Sie die Sichtbarkeit Ihres Managementsystems
• Vereinfachen Sie die Koordination innerhalb Ihrer Organisation und darüber hinaus
• Risiken reduzieren
• Niedrigere Gesamtbetriebskosten
• Bauen Sie das Vertrauen und die Fähigkeiten der Stakeholder aus den Bereichen Informationssicherheit, Datenschutz oder Kontinuität auf

Aus diesem Grund haben wir diese Checkliste zusammengestellt, um Ihnen bei der Überlegung zu helfen, was Sie von Ihrer Managementsystemsoftware erwarten. Wir empfehlen, nach einer Lösung zu suchen, die alle zehn von uns aufgeführten Merkmale aufweist.

1. „All-in-one-Place“-Arbeiten

Die Leute sind beschäftigt. Das Erlernen und Wechseln zwischen verschiedenen Systemen nimmt zu viel ihrer wertvollen Zeit in Anspruch. Es erhöht auch die Herausforderungen, Kosten und Komplexität bei Suche, Wissensmanagement, Koordination und Vertragsabwicklung.

Suchen Sie nach einer Komplettlösung, die mit Features und Funktionen für die Standards und Vorschriften, die Sie erreichen möchten, vorkonfiguriert ist. Berücksichtigen Sie auch die Flexibilität, um zukunftssicher zu sein.

2. Sicherheit für Ihre Managementsystemsoftware

Möglicherweise befinden sich in Ihrem Verwaltungssystem einige sehr vertrauliche Informationen. Daher müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Softwarelösung vollständig vor Bedrohungen der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit geschützt ist.

Sowohl die Softwareanwendung als auch ihr Anbieter sollten über Anmeldeinformationen verfügen und Sicherheitsdienste anbieten wie:

• UKAS hat die ISO 27001-Zertifizierung für die gesamte Anwendung, Organisation und Lieferkette akkreditiert
• Unabhängige Penetrationstestzertifikate für die Anwendung und ihre Infrastruktur
• Vertrauen in die DSGVO-Konformität auf ICO-Ebene
• Benutzerberechtigungskontrollen und Datenschutzeinstellungen
• Zwei-Faktor-Authentifizierung
• Einmalige Anmeldung
• Optionen für die Sicherheitseinstellungen der Organisation
• Umfassender Versicherungsschutz für den Fall, dass das Schlimmste passiert

Stellen Sie sicher, dass Ihr Softwarelieferant über eigene unabhängige Referenzen verfügt. Es sollte nicht auf Sicherheitszertifizierungen Dritter (z. B. Rechenzentren) angewiesen sein.

3. Immer erreichbar

Ihr Managementsystem sollte Ihnen und allen anderen autorisierten Parteien jederzeit und überall sicher zur Verfügung stehen. Außerdem sollten sie bei Bedarf Zugang zu Hilfe und Unterstützung haben.

Damit können Sie und Ihr Team:

• Arbeiten Sie dort, wo und wann es nötig ist, um Ihre Ziele schnell zu erreichen
• Bauen Sie das Vertrauen von Kunden und anderen Stakeholdern auf, indem Sie Ihr Managementsystem unterwegs ganz einfach vorführen
• Reagieren Sie in Echtzeit, wenn das Schlimmste passiert

4. Einfach zu bedienen

Wenn Ihr System schwer zu erlernen ist, werden weniger Menschen es lernen und verstehen. Wenn sie weiterverwendet werden, könnten Sie Probleme haben, sie zu ersetzen oder sogar zu verwenden. Und je komplexer ein ISMS, BCMS, PIMS oder IMS ist, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Menschen es einhalten.

Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gewählte Plattform auf jeder Ebene einfach zu erlernen, zu verstehen und zu verwenden ist.

5. Strukturiert für den Erfolg

Die Implementierung eines neuen Managementsystems ist eine große Herausforderung. Eine klare Struktur, der man folgen muss, erleichtert den gesamten Prozess erheblich. Es hilft Ihnen, Benutzer zu begeistern, indem es klare Fortschritte zeigt. Natürlich sollten Sie in der Lage sein, es im Laufe der Zeit anzupassen und zu ergänzen, um Ihr Managementsystem zukunftssicher zu machen und Nacharbeiten zu vermeiden.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Lösung Ihnen zeigt, wie Sie effektiv handeln und klare, disziplinierte Fortschritte machen und gleichzeitig in der Lage sind, sich mit einer sich verändernden Welt und Ihrer eigenen Organisation weiterzuentwickeln.

6. Beigetreten

Die Personen, die Daten zu Ihrem Managementsystem hinzufügen, sind möglicherweise nicht dieselben, die davon profitieren oder sie überprüfen. Wir empfehlen Ihnen daher, eine Lösung zu wählen, mit der Sie leicht erkennen können, wie alles zusammenpasst, sobald Ihr ISMS, PIMS, BCMS oder IMS in Betrieb ist.

Achten Sie auf klare Verknüpfungen und eine einfache Navigation der Arbeit. Es wird Ihnen helfen, Ihren Stakeholdern das Vertrauen zu geben, dass Ihr Managementsystem zusammenpasst und in der Praxis funktioniert.

7. Durchsichtig

Der Standardwert für Vertrauen ist „Niedrig“. Ihre Stakeholder möchten Belege über die geleistete Arbeit und Sichtbarkeit von Veränderungen im Laufe der Zeit. Sie müssen Ihre Arbeit unter Beweis stellen, während sich Ihr Managementsystem entsprechend den Veränderungen in Ihrer Organisation und ihrem Geschäftsumfeld weiterentwickelt.

8. Kollaborativ

Wir arbeiten intern selten alleine. Es besteht auch ein zunehmender Bedarf an externer Zusammenarbeit. Ohne in Ihr Managementsystem integrierte Funktionen für die Zusammenarbeit können die Kosten für die Koordination und gemeinsame Nutzung hoch sein. Dies kann auch zu riskanten Lücken oder unnötiger Doppelarbeit führen.

Suchen Sie nach einer ISMS-, PIMS-, BCMS- oder IMS-Plattform, die eine vollständige Zusammenarbeit unterstützt und die Zusammenarbeit interner und externer Personen und Teams erleichtert.

9. Aufschlussreich und umsetzbar

Sie sollten das Gefühl haben, Ihr Managementsystem vollständig unter Kontrolle zu haben. Das müssen Sie auch Ihren Stakeholdern beweisen. Suchen Sie also nach einer Lösung, die das Einrichten von Erinnerungen und das Erstellen von Berichten vereinfacht. Das wird Ihnen und Ihrem Team auch dabei helfen, bessere und zeitnahere Entscheidungen zu treffen.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Lösung dynamische Berichte und automatische Erinnerungen umfasst, die Ihnen die administrative Arbeit abnehmen.

10. Erschwinglich

Die Erträge eines gut geführten ISMS können hoch sein. Aber die Kosten für Personal und Technologie müssen im Verhältnis zum Risikowert sinnvoll sein. Stellen Sie sicher, dass die Lösungen, die Sie in Betracht ziehen, für Ihr Unternehmen sowohl finanziell als auch sicherheitstechnisch sinnvoll sind.

Suchen Sie nach einer Managementsystemlösung, die kostengünstig zu implementieren, zu betreiben und zu verbessern ist.